Öffentliches Verfahrensverzeichnis

Öffentliches Verfahrensverzeichnis nach § 4 g Absatz 2 BDSG

der act&react Werbeagentur GmbH

1 Name der verantwortlichen Stelle
act&react Werbeagentur GmbH

2 Leiter der verantwortlichen Stelle (Inhaber oder sonstige gesetzliche oder nach der Verfassung des Unternehmens berufene Leiter und die mit der Leitung der Datenverarbeitung beauftragten Personen)
Geschäftsführer: Thomas Szabo
Interne IT-Betreuung: Nico Gerling

3 Anschrift der verantwortlichen Stelle
Kronprinzenstraße 105
44135 Dortmund
Telefon: 0231 9145890
Telefax: 0231 91458999
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
www.a-r.de

4 Zweckbestimmungen der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung


Betrieb einer Werbeagentur mit Erhebung, Verarbeitung, Nutzung und ggf. Übermittlung von personenbezogenen Daten zum Zweck der Kommunikationsberatung/-abwicklung. Personalverwaltung: Datenerhebung, -verarbeitung, -nutzung und ggf. -übermittlung zu eigenen Zwecken und zur Erfüllung sozialversicherungsrechtlicher gesetzlicher Verpflichtungen

4.1 Besonderheiten


act&react ist eine Werbeagentur, welche sich primär mit Werbung und Kommunikation beschäftigt. Der Schutz personenbezogener Daten ist act&react daher nicht nur aufgrund der gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht ein besonders wichtiges Anliegen, zudem Bestandteil unserer Firmenphilosophie und darüber hinaus auch bezüglich der erforderlichen Kundenbindung unverzichtbar und somit existentiell relevant. Deshalb beachtet act&react bei allen Aktivitäten und Kundenkontakten die anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und zur Datensicherheit.

5 Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien

Kunden und deren Familienangehörige, Mitarbeiter von Kunden, Kunden und Lieferanten der Kunden
Daten jedweder Art, Adressen, allg. Kommunikationsdaten, Kontaktdaten, Vertrags- und Zahlungsdaten, Bankverbindungen, Daten zur IT- Kommunikation, Abrechnungs- und Leistungsdaten, Betreuungsinformationen
Interessenten
Adressen, allg. Kommunikationsdaten, Kontaktdaten, Daten zur IT- Kommunikation, Betreuungsinformationen
Eigene Mitarbeiter
Adressen, allg. Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Bankverbindungen, Abrechnungs- und Leistungsdaten
Eigene Lieferanten, Dienstleister, Vertragspartner und Kontaktpersonen zu vorgenannten Gruppen
Adressen, allg. Kommunikationsdaten, Kontaktdaten, Vertrags- und Zahlungsdaten, Bankverbindungen, Daten zur IT- Kommunikation, Betreuungsinformationen
öffentliche Behörden
steuerlich relevante Daten jedweder Art, Adressen, allg. Kommunikationsdaten, Kontaktdaten, Bankverbindungen, Daten zur IT-Kommunikation, Betreuungsinformationen.

6 Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können

6.1 Öffentliche Empfänger der Daten, denen ggf. die Daten mitgeteilt werden können
Externe Stellen je nach Einzelfall wie Behörden, Gerichte, Versicherer der beteiligten Personen, andere am Vorgang beteiligte Personen, Kreditinstitute, Gemeinden und weitere notwendige Behörden.
Für die Personalverwaltung: Vorgesetzte des Betroffenen, Kreditinstitute (zur Gehaltsüberweisung), Gläubiger (bei Lohn- und Gehaltspfändung), Sozialversicherungsträger, Finanzamt, Software-Lieferanten


6.2 Interne Empfänger der Daten, denen ggf. Daten mitgeteilt werden können
Mitarbeiter von act&react sowie Austausch der Daten zwischen den Zweigstellen und vorhandenen Home-Arbeitsplätzen.

6.2a Besonderheiten: Verschwiegenheits-Verpflichtung der möglichen Empfänger der Daten:
Alle Mitarbeiter von act&react werden auf die Wahrung des Datengeheimnisses und des Datenschutzes nach § 5 BDSG verpflichtet. Die Kooperationspartner sind durch analoge gesetzliche Regelungen ebenfalls zu entsprechender Verschwiegenheit verpflichtet

6.3 Weitere Empfänger der Daten:
Evtl. einzelfallbezogene Weitergabe der Daten an Kooperationspartner sowie soweit erforderlich, externe weitere Berater oder Dienstleister, im Rahmen umfassender Beratungsleistungen nach vorheriger Autorisierung zur Datenweitergabe durch die jeweiligen Kunden.

6.4 Empfänger der Daten, denen ggf. die Daten auch noch prozessbedingt
mitgeteilt werden können:
act&react arbeitet mit der DATEV e.G. zusammen, welche einen Teil der Datenverarbeitung als Auftragsdatenverarbeitung bzw. Datenarchivierung übernimmt.

7 Regelfristen für die Löschung der Daten


Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungspflichten und –fristen erlassen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung (z.B. Versicherungs-, Miet- und Dienstverträge) erforderlich sind, soweit gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und –fristen dem nicht entgegenstehen. Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie gelöscht, wenn die unter Nr. 4 genannten Zwecke wegfallen.

8 Geplante Datenübermittlung in Drittstaaten
Eine Übermittlung der Daten in Drittstaaten ist generell nicht geplant, allerdings möglich, soweit kunden- und fallbezogen gesetzlich erforderlich oder nach vorheriger Autorisierung durch den Kunden.

9 Beauftragter für den Datenschutz
act&react hat den gesetzlichen Verpflichtungen folgend einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt. Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten über die obige Adresse.